Für eine Gruppenreise braucht es andere Reisende, damit die Reise, wie geplant, stattfinden kann. Daher stellen uns viele Reiseinteressierte die Frage, ob denn die Reise wirklich stattfindet. Doch was steckt dahinter? Wieso gibt es eine Mindestteilnehmerzahl und wieso ist die nicht bei jeder Reise gleich?
Wie kann ich feststellen, ob die Mindestteilnehmerzahl erreicht wurde? Kann eine Reise auch mit weniger Leuten als die ausgeschriebenen Minimalteilnehmerzahl stattfinden? Soll ich lieber früher oder später buchen? Kann ich als Reiseteilnehmer was dafür tun, dass eine Reise stattfindet? Was passiert wenn ich gebucht habe und die Reise doch nicht stattfindet?
Diesen immer wieder auftauchenden Fragen wollen wir uns in unserem heutigen Beitrag stellen.

Wieso gibt es eine Mindestteilnehmerzahl und wieso ist die nicht bei jeder Reise gleich?

Der erste Teil der Frage nach dem „Wieso“ mag banal klingen, doch es gibt zwei Antworten darauf. Zunächst ist die Gruppengröße für das Reiseerlebnis nicht ganz unerheblich. Bei allen kleinen Gruppen hängt das Gruppengefühl aber letztlich von den einzelnen Mitreisenden ab und nicht von der Anzahl der Reisenden. Generell können wir, je kleiner eine Gruppe ist, desto besser auf die jeweiligen, individuellen Bedürfnisse des/der einzelnen Reisenden eingehen und ggf. die Reise anpassen. Für uns als Veranstalter ist natürlich auch die ökonomische Realisierbarkeit wichtig. Hier gehen wir so vor, dass die Reise mit der Mindestteilnehmerzahl gerade noch
rechnerisch machbar ist. Da aber die Reisen und so auch die Kosten vor Ort recht unterschiedlich sind, kann auch die Mindestteilnehmerzahl von Reise zu Reise leicht abweichen. Wir haben in der Regel 5 oder 6 Teilnehmer. Bei einigen Reisen haben wir, um die Mindestteilnehmerzahl möglichst klein zu halten, einen gestaffelten Preis um die Kosten abzubilden. So zahlen Teilnehmer der Baikalsee-Sommerreise ab einer Gruppengröße von sieben Teilnehmern zweihundert Euro weniger.

Wie kann ich feststellen, ob die Mindestteilnehmerzahl erreicht wurde?

Die einfachste Möglichkeit festzustellen, ob die Mindestteilnehmerzahl für einen Reisetermin bereits erreicht ist, ist es auf unserer Website bei der jeweiligen Reise nachzusehen. Unter der Rubrik „Charakteristik“ ist bei jeder Reise die Mindest- und Maximalteilnehmerzahl angegeben.

Ob die Durchführung der Reise bereits gesichert ist oder die Reise fast ausgebucht ist, lässt sich ganz einfach am detaillierte Ampelsystem bei „Terminen und Preisen“ ersehen. Die Einteilung der Verfügbarkeit der Reise hat fünf verschiedene Stati, die mit unterschiedlichen Farben gekennzeichnet sind. Ist eine Reise buchbar und noch nicht gesichert ist der Punkt grün. Eine buchbare Reise bei der nur noch ein oder zwei Buchungen fehlen, ist hellblau. Gelb ist eine Reise, die sicher stattfindet und wo es noch mehr als 2-4 Plätze gibt. Wird der Punkt orange werden die Plätze knapp. Bei einem roten Punkt ist die Reise voll und nicht mehr buchbar.

Da wir das System von Hand anpassen, ist der Buchungsstatus nicht in Echtzeit und kann auch mal nicht auf dem aktuellsten Stand sein.

Im Zweifelsfall kann es sinnvoll sein, doch direkt mit uns Kontakt aufzunehmen – per Mail, Chat oder Telefon.

Kann die Reise auch mit weniger Teilnehmern stattfinden?

Eine Reise abzusagen, für die sich Teilnehmer entschieden haben und auf welche sie sich seit Monaten freuen, wäre äußerst frustrierend. Wir setzen daher alles daran, eine Reise doch irgendwie durchzuführen. Zum Glück kommen wir nicht allzu oft in diese Lage.

Da die Kosten sich auf weniger Teilnehmer verteilen, muss es wirtschaftlich ohne Verlust für uns machbar sein. Normalerweise geht es nicht, da die Reisen sehr eng kalkuliert sind. Es kommt aber öfter vor, dass die Reise dennoch stattfinden kann. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wenn Kosten, z. B. Flüge deutlich unter den kalkulierten Preisen liegen, kann es manchmal schon so reichen. Eine weitere Möglichkeit ist es, vor Ort Kosten zu sparen, z. B. durch ein kleineres Begleitfahrzeug. Die dritte Möglichkeit wäre, dass wenn sich alle Teilnehmer einig sind, sie einen kleinen Aufschlag zahlen.

Besser früher anmelden oder  doch „Last Minute“ – wie fahre ich besser?

Kann ich als Reiseteilnehmer, was dafür tun, dass die Reise stattfindet?

Last-Minute-Schnäppchen sind etwas für Billigflieger und Massenhotels. Die gibt es leider bei der Art von Abenteuerreisen in kleinen Gruppen, wie wir sie anbieten, nicht. Hier gilt, dass je früher man bucht, desto besser. Eine frühe Buchung macht aus drei Gründen Sinn: Erstens orientieren sich andere Reisende an der Buchungslage und die Reise findet dann auch in aller Regel statt. Zweitens können wir oft günstige Flüge buchen, denn wir verfügen über keine Flugkontingente, so dass die Reise vielleicht auch ggf. mit weniger Teilnehmern stattfinden kann (siehe vorheriger Abschnitt). Drittens sind beliebte Reisen öfters auch ausgebucht.

Eine andere Möglichkeit ist, sobald man sich für eine Reise ernsthaft interessiert, sich einen Platz für ca. 2 Wochen bei uns zu reservieren. Den Platz hat man dadurch sicher und wir können das Interesse für einzelne Reisetermine besser abschätzen. Die Reservierung ist natürlich kostenfrei und unverbindlich. Dies geht entweder über die Website bei den Reiseterminen oder telefonisch. Wir benötigen lediglich einen Namen und eine Kontaktmöglichkeit, wie Email oder Telefon.

Was passiert, wenn ich gebucht habe, und die Reise doch nicht stattfindet?

Wir sind sehr daran interessiert, dass unsere Reisen auch stattfinden. Wir setzten alles in Bewegung, damit auch „kipplige Termine“ stattfinden. Sollte eine Reise wirklich mal nicht zustande kommen, versuchen wir Ersatz zu beschaffen. So finden viele unserer Reisen zu ähnlichen Terminen statt. Was natürlich auch an den Schulferien der verschiedenen Bundesländer und den klimatischen Bedingungen in den Reiseländern liegt.

Sollten keine alternativen Möglichkeiten in Frage kommen, erstatten wir natürlich alle geleisteten Anzahlungen zurück. Wird die Durchführung einer Reise, bei der sich Teilnehmer angemeldet haben, kritisch, melden wir uns frühzeitig und besprechen die Situation. Eine Absage erfolgt in der Regel spätestens 6 Wochen vor der Reise.

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